Doorzoek website
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste informatie
Documentaire Informatievoorziening consultant
Utrecht
1 maand
32 uren
2 februari 2026
Hybride
Over deze opdracht
Voor onze opdrachtgever Reclassering Nederland zijn wij opzoek naar een DIV-consultant. Reageren kan tot uiterlijk maandag 5 januari 12:00. Let op: opdracht is niet geschikt voor ZZP. Deze opdracht valt in schaal 11.
Het onderzoek zal uit twee fasen bestaan: (A) Het komen tot een goed archiefbeleid dat als input kan dienen voor een te selecteren DMS en (B) op basis van eisen en wensen te komen tot een verkennend markonderzoek en vervolgens een selectie van DMS dat vervolgens binnen RN geïmplementeerd gaat worden.
Opdracht tot Onderzoek: Dit onderzoek betreft vooralsnog fase A. Na afronding van het onderzoek verwachten we concreet:
- een overzicht van vigerende archiefwetgeving van toepassing zijn op RN (op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing)
- een passend beleidsdocument “archiefbeleid RN”
- een voorstel voor de organisatorische inrichting
- een migratievoor stel om te komen van de huidige situatie naar een geïmplementeerd archiefbeleid inclusief borging
- een geschetste aanpak van het vervolg traject (fase B) om te komen tot een implementatie van een DMS binnen RN inclusief een inschatting in doorlooptijd en kosten
- een document “eisen en wensen DMS” voorvloeiend uit het onderzoek
Over de organisatie
RN kampt met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Dit betekent dat digitale documenten verspreid en moeilijk te vinden zijn en niet efficiënt beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen door een gestructureerde aanpak te bieden voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten. Hierdoor kunnen documenten centraal op 1 plek opgeslagen worden. Dit maakt het gemakkelijk om documenten te vinden en te delen, zelfs als ze door verschillende teams worden gebruikt. De zoekfunctionaliteit wordt aanzienlijk verbeterd en versiebeheer wordt goed ondersteund. Het wordt mogelijk documenten van een verloopdatum te voorzien, al dan niet geautomatiseerd gebaseerd op documenttype, waarna ze automatisch verwijderd worden.
Een DMS biedt toegangscontroles en gebruikersrechten. Hierdoor kunnen alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Gevoelige informatie, geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar blijft veilig. Door gestructureerd documentbeheer kunnen medewerkers hun tijd efficiënter besteden. Ze hoeven niet te zoeken naar verloren documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken en een DMS vergemakkelijkt samenwerking doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en feedback kunnen geven. Bij het beschouwen van de verschillende oplossingen in het kader van een DMS, zal er tevens gekeken moet worden naar wat ons document- /archiefbeleid is, als input voor het selecteren van een oplossing.
Functie-eisen
- aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie
- kennis archiefwet irt politie/reclassering
- archiefbeleid schrijven
Functie-wensen
- ruime kennis van documentaire informatievoorziening
- ruime kennis van de archiefwet
- ruime kennis van bewaartermijnen
- ervaring met het opstellen van archiefbeleid
- ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem
Interesse?
Stuur ons dan uiterlijk 05 januari 2026, voor 11.00 uur een recente cv voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.
Ik sta voor je klaar.
Wil jij meer weten over deze opdracht?
Esther kan jou hier alles over vertellen. Wacht dus niet langer! Bel, mail of app Esther. Zo geregeld.
Esther de Lijster
Account IT West-Nederland
