Project management officer

Voor onze opdrachtgever DUO in Groningen zijn we op zoek naar een Project Management Officer (PMO). Deze aanvraag is uitgezet in BBRA schaal 11 en is niet geschikt voor ZZP.

Als PMO'er ligt de eerste focus op het ondersteunen van de programmamanager en de projectmanagers. Je bent verantwoordelijk voor een succesvolle inrichting van de beheersing van het programma en de projectteams. Daarnaast draag je bij aan de continue verbetering van werkprocessen en bevorder je een cultuur van samenwerking en zelforganisatie.

Hieronder zijn, niet uitputtend, verdere taken en verantwoordelijkheden genoemd.

• Inhoudelijk adviseren over en uitvoeren van de inrichting van project of programmadossiers;
• Het bijhouden van het programma-/projectdossier;
• Medeverantwoordelijk voor het opstellen, reviewen en herijken van PID’s;
• Voorstellen aandragen voor de inrichting van risicomanagement;
• Verantwoordelijk voor het organiseren en begeleiden van risicosessies;
• Inrichten en beheren van projecten- en programmalogs (risico-, wijzigingen-, issuelog);
• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Beoordelen wat in aanmerking komt voor configuratiebeheer
• Configuratiemanagement/Opzetten configuratielog
• Het goed en eenduidig vastleggen van besluiten;
• Voorstellen doen tav projectinrichting in SAP PPM;

Taken en verantwoordelijkheden:

• Voorbereiden van project of programmateam overleggen en stuurgroep vergaderingen;
• Acteren als informatieknooppunt van het project/programma m.b.t. documentatie;
• Ondersteunen programma-, projectleden en -manager(s);
• Programma- en/of projectdossier op orde houden;
• Reviewen van diverse documentatie;
• Faciliteren van planning, logistiek en proces bij workshops;
• Beheren van logs (o.a. configuratie-, risico-, wijzigingen-, issuelog) en onderliggende strategieën en plannen;
• Opstellen van financiële rapportages en ondersteunen van het financiële prognose proces en budgetbewaking;
• Projectplanning opstellen en bijhouden; Opmaken en bijhouden van de programmaplanningen en integrale planning;
• Het verzorgen van verantwoordingsrapportages t.b.v. het project (bijv. Maandrapportages en eind rapportage);
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijhouden van acties en besluiten;
• Letten op mijlpalen, deadlines en acties.

Met het programma DUO Dynamics wordt de eerste- en tweedelijns klantbediening ondersteund. We vervangen de huidige systemen door Microsoft Dynamics, een cloud-gebaseerde CRM-applicatie. DUO zet in op het 360-graden klantbeeld waarbij de klant centraal staat met alle producten en diensten voor die klant. Het 360-graden klantbeeld is er zowel voor de medewerker van DUO, als voor de klant zelf. Met de nieuwe applicatie wordt de klantbediening aan zowel particuliere als zakelijke klanten ondersteund. De focus ligt op passende ondersteuning van de klant door de medewerker. De betrokken directies zijn Registers & Examens, Onderwijsinstellingen en Onderwijsvolgers.Het programma bevindt zich in de implementatie fase. We implementeren in doelgroepgerichte stappen. De eerste stap is Onderwijsketens en wordt ( in drie deelstappen) in 2026 afgerond. Daarna gaan we door met de vervolgstappen: Kinderopvang, Studenten en Debiteuren, Leraren en Inburgering.