Projectmanagement Ondersteuner (Pmo)

Voor onze opdrachtgever DJI zijn we op zoek naar een Projectmanagement Ondersteuner (Pmo). Reageren kan tot en met 21 juli. Let op! Deze aanvraag is helaas niet geschikt voor zzp. De opdracht valt in schaal 9. 

Voorbereiding start livegang

 In de voorbereiding tot de livegang per PI ben je aanwezig bij de afstemming met de PI en het implementatieteam om de implementatie

 voor te bereiden. Hier wordt onder andere besproken:

• Trainingen doorlopen.

• Lokaal team in de PI op vlieghoogte brengen middels doornemen van het draaiboek. Checklist doorlopen.

• Communicatie/instructie middelen controleren.

• Informatiesessies voor medewerkers bijwonen.

• PI bezoeken logistiek voorbereiden (aanmelden, reizen etc).

Hoe ziet een implementatie dag in een PI eruit?

• Telio (de leverancier van telefoons en telefoniesystemen) zal de telefoons en de nieuwe systemen activeren en in de serverruimtes de juiste

aansluitingen maken.

• Planning doornemen met lokale team en betrokken medewerkers; wat gebeurt er vandaag?

• Materiaal: communicatiemiddelen/instructie-scripts/hand-outs in print beschikbaar stellen aan deelnemers.

• Uitleg hoe vragen en bevindingen gemeld kunnen worden.

• Aanwezig zijn gedurende de dag om voorkomende vragen beantwoorden cq te kanaliseren naar de juiste afhandelaars.

• Bevindingen en vragen vastleggen.

• Protocol van oplevering (een uitgebreide checklist) doorlopen en invullen.

• Dagrapport opstellen.

Achtergrond opdracht

DJI heeft begin 2023 een Europese Aanbesteding gehouden voor het verkrijgen van een nieuwe Telefonie voor Justitiabelen (TvJ2) dienst

omdat het huidige contract binnen afzienbare tijd zal aflopen. Met deze nieuwe TvJ2 dienst kunnen justitiabelen bellen naar vaste en mobiele

bestemmingen wereldwijd, op eigen kosten of op kosten van de gebelde. Ook kunnen relaties voicemailberichten inspreken.

TvJ2 biedt straks onder andere ook mogelijkheden voor het toestaan en blokkeren van gesprekken, meeluisteren, opnemen/uitluisteren,

aftappen/vorderen en rapporteren, conform de wet- en regelgeving en aanvullende afspraken die DJI met belanghebbenden heeft gemaakt.

TvJ2 dient te voldoen aan hoge eisen ten aanzien van informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Daarnaast stelt DJI eisen ten aanzien van functionaliteit ter ondersteuning van het monitoren van voortgezet crimineel handelen,

informatievoorziening en koppeling met andere DJI-systemen of systemen van derden, ook dit is meegenomen in de aanbesteding.

Met de komst van TvJ2 wordt er o.a. een nieuw (webbased) Unity Medewerkersportaal en Justitiabelenportaal geïntroduceerd en wordt de

MyTelio relatie-app vervangen door de Ceeyou relatie-app. Tijdens de implementatiefase van het TvJ2-project worden de gebruikers

meegenomen in de veranderingen met behulp van klassikale trainingen voor kerngebruikers, e-learning (knoppencursus) en diverse

communicatiemiddelen.

Voor een succesvolle uitrol is een aanpak gekozen waarin medewerkers door goede en tijdige informatie en uitleg, maar ook door

gebruiksgemak en het, in de praktijk, begeleid worden in het gebruiken van TVJ.

Voor de begeleiding van het eerste gebruik van TVJ op de vloer in de PI en het ophalen van gebruikersinformatie zoeken wij

floorwalkers/implementatiebegeleiders. Die zullen na een gedegen inwerkperiode/meedoen met medewerker-trainingen het land ingaan om

de uitrol te begeleiden. De implementatie manager en implementatie coördinator (PMO) zullen ook locaties bezoeken. Als implementatieteam

zullen zo alle PI’s in het land bediend worden.

Je bent aanwezig op de vloer ìn de inrichting op de uitroldagen en het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en justitiabelen voor hun

Telefonie-vragen. Je doorloopt een checklist en een protocol van oplevering om vast te stellen of de nieuwe telefonie succesvol is aangezet

(werken de toestellen? Staan alle belaccounts goed? Werkt het meeluisteren? Etc. etc). Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het ophalen

van gebruikersinformatie en vastleggen van vragen en bevindingen.