Data Specialist Excel

Voor onze opdrachtgever Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zijn wij opzoek naar een Data Specialist Excel. Reageren kan tot uiterlijk vrijdag 15 mei. Let op: opdracht is niet geschikt voor ZZP. Deze opdracht valt in schaal 9.

De opdracht bestaat uit twee samenhangende onderdelen binnen de afdeling K&S en de bredere afdeling. Het hoofddoel is het verbeteren, vereenvoudigen en toekomstbestendig maken van de huidige Excel- en Power Query-oplossingen voor kwaliteitsmetingen en capaciteitsplanning.

Onderdeel 1 – Optimalisatie kwaliteitsmetingen (hoofdopdracht) Binnen team K&S worden kwaliteitsmetingen uitgevoerd op basis van Questback-exporten die via Excel en Power Query worden verwerkt tot analysebestanden en managementinformatie. De huidige inrichting is in de loop der tijd organisch gegroeid en bevat meerdere afhankelijkheden tussen queries, sjablonen, itemlijsten en databewerkingen. Hierdoor is de oplossing lastig overdraagbaar, foutgevoelig en sterk afhankelijk van specifieke kennis van enkele medewerkers.

De externe inhuurkracht wordt gevraagd om:

• De huidige Power Query-structuur en datastromen te analyseren;
• De bestaande queries, koppelingen en afhankelijkheden inzichtelijk te maken;
• Een vereenvoudigde en gestandaardiseerde datastructuur te ontwerpen;
• De nieuwe structuur in Excel/Power Query te implementeren; De oplossing logisch, onderhoudbaar en schaalbaar in te richten;
• De technische en functionele werking vast te leggen in documentatie;
• Kennisoverdracht te verzorgen richting medewerkers van het team.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op het technisch bouwen van queries, maar ook op het ontwerpen van een duurzame en begrijpelijke oplossing die door meerdere medewerkers beheerd kan worden.

Onderdeel 2 – Capaciteitsplanning afdeling (nevenopdracht) Daarnaast bestaat binnen de afdeling behoefte aan een uniforme capaciteitsplanning in Excel voor meerdere teams. Teams werken momenteel met verschillende werkwijzen en formats, waardoor centraal inzicht beperkt is en actualisatie grotendeels handmatig plaatsvindt.

De externe inhuurkracht wordt gevraagd om:

• Een uniforme opzet voor capaciteitsplanning te ontwerpen;
• Een gebruiksvriendelijke Excel-structuur voor invoer door medewerkers te ontwikkelen;
• Via Power Query geautomatiseerde verwerking van teamoverzichten in te richten;
• Centrale overzichten, tabellen en grafieken op afdelingsniveau mogelijk te maken;
• De oplossing zodanig in te richten dat rapportages automatisch worden bijgewerkt op basis van ingevoerde data;
• De werkwijze en inrichting te documenteren.

Prestatiedoelstellingen

De opdracht is succesvol afgerond wanneer:

• De bestaande Power Query-structuur aantoonbaar is vereenvoudigd;
• De nieuwe inrichting begrijpelijk en overdraagbaar is voor meerdere medewerkers;
• Documentatie beschikbaar is van de werking, structuur en afhankelijkheden;
• Het team zelfstandig met de oplossing kan werken;
• Een uniforme en werkbare capaciteitsplanning beschikbaar is voor de afdeling;
• Managementinformatie en overzichten grotendeels automatisch worden bijgewerkt via Power Query;
• De oplossing minder foutgevoelig en minder afhankelijk van individuele kennis is.

Achtergrond opdracht

Binnen team K&S worden kwaliteitsmetingen uitgevoerd waarbij data uit Questback via Excel en Power Query wordt verwerkt tot stuurinformatie, analyses en rapportages voor adviseurs en management. De huidige inrichting is in de afgelopen periode doorontwikkeld op basis van operationele behoeften, waardoor een complexe structuur is ontstaan met meerdere queries, databronnen, koppelingen en tussenstappen.

Hoewel de huidige oplossing functioneel is, zijn er verschillende knelpunten ontstaan:

• De structuur is beperkt gestandaardiseerd;
• Er bestaat een sterke afhankelijkheid van specifieke kennis bij enkele medewerkers;
• De opbouw en werking van de queries is onvoldoende gedocumenteerd;
• Aanpassingen of uitbreidingen zijn lastig uitvoerbaar;
• Het beheer en onderhoud kosten relatief veel tijd;
• De huidige werkwijze is foutgevoeliger dan gewenst.

Binnen het team bestaat daarom behoefte aan een toekomstbestendige oplossing die eenvoudiger beheerd, begrepen en doorontwikkeld kan worden. Daarnaast leeft binnen de afdeling een separate behoefte aan meer uniformiteit en automatisering rondom capaciteitsplanning. Teams gebruiken momenteel verschillende Excel-overzichten en definities, waardoor centraal inzicht in capaciteit en beschikbaarheid beperkt is. De wens is om te komen tot één uniforme werkwijze waarbij invoer door medewerkers automatisch wordt verwerkt tot actuele managementinformatie en afdelingsbrede overzichten.

Omdat beide vraagstukken sterk raken aan Excel, Power Query, datastructurering en automatisering, is ervoor gekozen deze werkzaamheden te combineren binnen één opdracht. Hierbij ligt de nadruk op het ontwerpen van eenvoudige, onderhoudbare en overdraagbare oplossingen die aansluiten op de dagelijkse praktijk van de teams.