Documentalist

Binnen het programma Emma werken we aan het vernieuwen en digitaliseren van de werkprocessen van het gehele Openbaar Ministerie (OM). Een belangrijk onderdeel om dit programma te realiseren is het waarborgen van heldere, consistente en betrouwbare informatie voor de betrokken overleg- en besluitorganen. Daarom zijn wij op zoek naar een documentalist die ingezet zal worden in het programma Emma bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) in Utrecht.

Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van het programmadossier, inclusief het voorbereiden, structureren en verzamelen van documentatie die nodig is voor audits en onderzoeken, zoals bijvoorbeeld een CIO-oordeel. Je verzamelt en analyseert essentiële informatie uit uiteenlopende bronnen en vertaalt complexe technische en strategische inzichten naar heldere, toegankelijke documenten.

In nauwe samenwerking met projectteams, IT-specialisten en beleidsmakers zorg je ervoor dat de vastgelegde documentatie voldoet aan de hoogste kwaliteits- en tijdseisen. Samen met je collega's werk je aan het Emma-platform, dat het Openbaar Ministerie zelf ontwikkelt. Je opdracht omvat het verzamelen, structureren en documenteren van alle relevante informatie die als basis dient voor dossiervorming. Je analyseert de beschikbare data en vertaalt complexe inzichten naar heldere rapportages, zodat oordelen, zoals onder andere het CIO-oordeel, nauwkeurig en tijdig kunnen worden voorbereid. Daarbij werk je nauw samen met projectteams, beleidsmakers en andere stakeholders om te garanderen dat de informatie altijd actueel en coherent is.

Je besteedt veel tijd aan vernieuwing, verbetering, ondersteuning en kennisdeling. Een extra uitdaging daarbij is dat de IT-omgeving van het Openbaar Ministerie voortdurend in beweging is. Je borgt dat de documentatie voldoet aan de gestelde kwaliteits-, nauwkeurigheids- en structuurstandaarden. Daarnaast beschik je over een scherp analytisch vermogen en uitstekende communicatieve vaardigheden, waardoor je bevindingen en rapportages helder en overtuigend kunt overbrengen aan diverse stakeholders binnen het OM.

Je draagt bij aan de kwaliteit en samenwerking van het Agile/DevOps-team. Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, bent flexibel, creatief, nauwkeurig en beschikt over empathisch vermogen.

Jouw werkzaamheden en eindresultaten bestaan onder andere uit:

• Voorbereiden en structureren van alle documentatie die nodig is voor audits en onderzoeken naar het programma, zoals het CIO-oordeel.
• Verzamelen en analyseren van relevante informatie uit diverse interne en externe bronnen.
• Formuleren van heldere en toegankelijke rapportages in samenspraak met projectteams en beleidsmakers.
• Structureren, archiveren en beheren van alle projectdocumentatie binnen het programma Emma, zodat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.
• Bewaken van de kwaliteit, nauwkeurigheid en consistentie van de documentatie conform de vastgestelde kwaliteits- en structuurstandaarden.
• Deelnemen aan scrum- en overlegmomenten en het leveren van input op het gebied van informatievoorziening en documentatieprocessen.