Projectleider

Voor onze opdrachtgever DUO in Groningen zijn wij opzoek naar een Projectleider! Deze opdracht is ingeschaald in BBRA schaal 12.

Projectleider migratie MFP printers/Nextcloud

Voor deze opdracht van de projectleider zal in de eerste maanden het zwaarte punt vooral liggen bij de MFP migratie. Rond/richting de zomer zal dan Nextcloud in beeld komen en zullen de werkzaamheden rondom Nextcloud groeien. In het loop van het jaar zal het zwaarte punt verschuiven van de MFP-migratie naar de Nextlcloud pilot en de eventuele uitrol.

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is de uitvoeringsorganisatie voor het onderwijs en werkt in opdracht van het ministerie van OCW. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens.  Als publieke dienstverlener is DUO een spil in het onderwijsveld. Wij zijn er om studenten en scholieren en hun ouders, oud-studenten, inburgeraars en (onderwijs)professionals goed te helpen. DUO richt zich op het toegankelijk maken van onderwijs. Dat doen we onder andere door het financieren van onderwijs, het organiseren van examens en het beheren en beschikbaar stellen van data. Samen met ministeries, onderwijsinstellingen, gemeenten en andere ketenpartners willen we bijdragen aan een slim, vaardig en creatief Nederland. We hanteren daarbij de volgende kernwaarden: professioneel en betrokken. Zo maken we samen onderwijs en ontwikkeling mogelijk. 

Achtergrond van de opdracht 

We willen meer richting soevereine oplossingen in ons infra landschap. NextCloud is mogelijk een vervanger van Microsoft Teams. 

De opdracht 

De opdracht betreft het succesvol implementeren van de Nextcloud-suite binnen de DUO en OCW organisatie, met een pilotfase en mogelijke een livegang. Het project richt zich op een soepele overgang, gebruikersacceptatie en optimale inzet van de nieuwe tools. 

Resultaten 

• Een succesvolle pilotfase met waardevolle feedback en verbeterpunten. 
• Een soepele gefaseerde livegang met minimale verstoring van de dagelijkse werkprocessen. 
• Goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers die effectief gebruikmaken van de Nextcloud suite. 
• Een positieve gebruikerservaring en hoge adoptiegraad van de nieuwe tools. 

Tijdspad 

• Q3: Pilotfase, trainingen 
• Q3/4: Pilotfase, trainingen / livegang en evaluatie. 
• Q1: livegang en evaluatie. 

Betrokken afdelingen zijn DUO en OCW breed, de businesseenheid ICT, betrokkenafdelingen: WPD MAC, WPD-EUC-DUO, WPD-EUC-OCW, Servicedesk, EUS Architectuur, Service Level Management en communicatie. Naast deze afdelingen zal de DUO en OCW business betrokken moeten worden. Er zijn afhankelijkheden met de werkplek van DUO en OCW en geen afhankelijkheden met andere processen. 

Taken en verantwoordelijkheden 

1. Projectplanning en -coördinatie 

• Opstellen en bewaken van een gedetailleerd projectplan, inclusief mijlpalen, deadlines en verantwoordelijkheden. 
• Coördineren van de pilotfase en livegang, met aandacht voor risicomanagement en communicatie. 

2. Pilotfase 

• Selecteren en begeleiden van een pilotgroep voor het testen van de Nextcloud-suite, ditzowel voor de DUO als de OCW omgeving. 
• Verzamelen en analyseren van feedback uit de pilotfase, en doorvoeren van verbeteringen voorafgaand aan de livegang. 

3. Gebruikersinstructie, begeleiding en scholing 

• Ontwikkelen van gebruikersvriendelijke handleidingen, quick reference guides en video’s voor de Nextcloud-suite, toegespitst op de specifieke behoeften van de organisatie. 
• Organiseren van (online) trainingssessies en workshops voor medewerkers, met aandacht voor verschillende kennisniveaus. 
• Inrichten van een helpdesk of supportstructuur voor vragen en problemen tijdens en na de implementatie. 

4. Communicatie en change management 

• Opstellen en uitvoeren van een communicatieplan, gericht op bewustwording, betrokkenheid en acceptatie van de nieuwe tools. 
• Begeleiden van medewerkers bij de verandering, met aandacht voor weerstand en adoptie. 

5. Evaluatie en rapportage 

Evalueren van het project na de livegang, met aandacht voor gebruikerservaring, technische prestaties en bereikte doelen. 

Opstellen van een eindrapport met bevindingen, lessen en aanbevelingen voor verdere optimalisatie. 

Op te leveren documenten 

• PID 
• Planning 
• Implementatieplan 
• Communicatieplan